Há anos que reuniões de trabalho são vistas como vilãs da produtividade. A prática, que inicialmente tem como objetivo conseguir resultados positivos para o trabalho de uma equipe, torna-se um problema quando mal administrada. Segundo Lúcia Velasco, diretora da Velasco Consultoria Organizacional, uma empresa com 30 executivos que participam de reuniões ineficazes, perde, em média, R$ 900 mil por ano. “As organizações despendem muito dinheiro por desconhecerem ou não usarem a técnica de condução de reunião”, afirma Lúcia.

Para a especialista, as reuniões, quando direcionadas corretamente, favorecem a comunicação, o alinhamento entre os profissionais, as tomadas de decisões e solução de problemas. No entanto, a banalização dessa prática faz com que ela seja improdutiva e gere grandes perdas de tempo para os profissionais.

Muita reunião por aí?

Falta de objetividade e foco são os principais pontos que prejudicam o sucesso de uma reunião. No entanto, nem sempre é possível declinar um convite, principalmente, quando ele parte do gestor. Nesse caso, Lúcia indica que o profissional questione o  assunto que será tratado e qual será o seu papel na discussão. “Ao fazer essas perguntas, já estará ajudando o superior na análise da participação de quem ele está indicando”, aponta. Caso seja constatado que seu papel não é imprescindível, é possível  sugerir outros recursos para resolver a situação - como uma rápida conversa por telefone.

No entanto, quando a participação for indispensável, para que o tempo não seja gasto em vão, a especialista afirma que é necessário ter antes de tudo uma pauta com os principais assuntos a serem resolvidos e o tempo estabelecido para cada um. Além disso, o direcionamento da reunião deve ser feito por um profissional com alto nível de objetividade. “O ideal é que seja alguém capaz de focar os assuntos”, lembra Lúcia.

Faça sua parte

Se você for o solicitante da reunião, tenha certeza de sua relevância, deixe claro os objetivos, resultados esperados e convide apenas pessoas que realmente poderão agregar valor ao encontro.

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