Um problema muito comum atualmente é ser consumido pelas atividades profissionais e passar muito mais tempo no trabalho do que seria o necessário, muito mais até do que deveria. Quando só acontece um dia ou outro, essa pode ser uma atitude compreendida, mas se o tempo se torna um problema e a impressão é de que ele está cada vez mais escasso, é hora de parar para pensar o que está fazendo de errado.

Segundo o especialista em gestão do tempo, Christian Barbosa, muitas são as maneiras de otimizar as 24 horas que ganhamos todos os dias. Para isso é preciso ter um plano que englobe todas as áreas que nos fazem perder horas preciosas.

Veja a lista enumerada pelo consultor com 7 passos que podem ajudá-lo a ter o tempo como aliado e usá-lo com mais qualidade - na vida profissional e pessoal:

1. Descubra como você utiliza seu tempo: todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da tríade do tempo: existem atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou; atividades importantes – que trazem resultado e possuem um período para serem realizadas; e atividades circunstanciais – que não agregam valor e atrapalham a produtividade. Saber a forma como utiliza seu tempo o ajudará a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências e mantêm você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina).

2. Planeje-se! Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esse é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

3. Escolha uma ferramenta: agenda, iPhone, Outlook, Neotriad, caderno; não importa qual será seu instrumento para se organizar, o importante é que ele faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

4. Limite seu horário de trabalho: muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por consequência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia a dia.

5. Ache um hobby: descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que quando um homem joga futebol com amigos durante semana sempre consegue sair do escritório no horário naquele dia?)

6. Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários.Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações e isso é muito tempo perdido.

7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução. Foque nessa lista.Tempo é um ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste dessa organização e não consegue ter os resultados esperados. Para não ser mais um, não deixe a gestão do recurso humano da pessoa mais importante da sua vida ficar em segundo plano.

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