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03/04/2012 - 19h25

Você se faz entender? Comunicação vai muito além de escrever ou falar corretamente

Existem muitas formas de comunicação: escrita, visual, auditiva, falada, por meio de gestos. Nesta coluna ficarei apenas nas formas falada e escrita para provocar um pouco de reflexão.

 

Tenho visto muitas confusões desnecessárias em empresas, iniciadas por conta de uma simples troca de e-mails. Essas mensagens, que muitas vezes levaram menos de 30 segundos para serem escritas, em alguns casos geram tanto desconforto que exigem vários dias de conversa para normalizar os ambientes e, em situações mais graves, não têm mais concerto, criando animosidades entre pessoas e até áreas inteiras.

 

E porque isso acontece? Na grande maioria dos casos, a confusão começa porque quem escreveu o e-mail não conseguiu passar de forma clara a sua mensagem. A falta de clareza nos detalhes, que podem ser interpretados de forma equivocada quando não são muito bem explicados, abre margem para interpretações equivocadas. Ao não entender, o seu interlocutor, motivado pela fúria ou decepção, responde o e-mail também de forma inadequada e aí começa a troca “torta” de e-mails. Em geral, a confusão só termina quando alguém, normalmente de nível hierárquico superior, interfere e sentencia: Chega! Vocês precisam conversar pessoalmente.

 

Em alguns casos a conversa pessoal resolve, apesar do tempo perdido, sem deixar marcas. Já em outros casos, a situação é incontornável e as consequências chegam inclusive a demissões.

 

Mas é possível evitar isso? Sim, possível e muito fácil. Existem várias formas, basta praticar. Vejam alguns exemplos:

 

Se você precisa falar algo importante ou relevante para alguém que está próximo, no mesmo andar ou no mesmo prédio, ao invés de mandar um e-mail vá até ela, fale sobre o assunto, explique os detalhes. O olho no olho, além de ser mais direto, é mais simpático e gera melhores resultados. Depois de falar pessoalmente, você pode formalizar a conversa, mas aí o destinatário já conhecerá os detalhes do assunto e não existirá o risco do e-mail ser interpretado de forma errada. Só fique atento para não escrever nada diferente do que foi combinado pessoalmente.

 

Se a pessoa que você precisa falar não está próxima, ligue antes de enviar o e-mail e explique os detalhes do que quer transmitir. Pelo tom de voz e maneira como flui a conversa, você identificará se o assunto está sendo entendido corretamente pelo seu interlocutor, se sua forma de falar está agradando e poderá inclusive adequar a forma de transmitir seu recado. Após o bate papo por telefone, formalize por e-mail.

 

Nas minhas empresas (não olhem a expressão de maneira pejorativa), eu institui o termo TBC – Tire a Bunda da Cadeira, e os resultados foram imediatos, problemas resolvidos de forma mais rápida e eficaz, sem confusões. 

 

Uma de minhas filosofias de gestão é valorizar e apoiar os profissionais resolvedores de problemas, exceto os que resolvem problemas que nunca precisariam ter existido por sua ação ou omissão.

 

Após ler minhas "recomendações", os mais pessimistas questionarão se isto é o fim do e-mail e a volta aos tempos das cavernas. Claro que não! O e-mail ainda existirá por um bom tempo (as redes sociais são potenciais substitutos, mas esse é assunto para outra coluna) e continuará sendo muito importante, resolvendo de maneira rápida e eficaz vários assuntos, mesmo sem um conversa prévia. Mas acredito que o olho no olho, o bate papo e o TBC são instrumentos fundamentais para evitar desinteligências corporativas.

 

É isto pessoal, reflitam e vejam se estão se fazendo entender.

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